MENU

AIでビジネスメールをマスター!実践的ガイドで成果を引き寄せる方法

AIを活用したビジネスメール作成ガイドのバナー画像

ビジネスメールは、日常的なコミュニケーションの基本ですが

  • 書くのに時間がかかる
  • 内容をどうまとめるべきか迷う

といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか?

そんな方は、AI(ChatGPT)を活用すれば、ビジネスメールの作成がもっと簡単で効率的になります。

本記事では、AIを使ったビジネスメールの作成方法をステップバイステップで解説し、すぐに実践できる具体例も紹介します。

この記事を読むことで、AIの力を活かしてプロフェッショナルなメールを迅速に作成する方法がわかるはずです。

これを機に、ビジネスメール作成の悩みを一気に解決してください。

まだAIを使ったことがないChatGPTの使い方がわからない。という方は先にこちらの記事をご覧ください↓

目次

なぜAIがビジネスメール作成に役立つのか?

「AIって本当に使えるの?」と疑問に思う方もいるかもしれません。

しかし、AIを使えば、次のようなメリットが得られます。

  1. 時間の節約
    AIは、短時間で質の高いメールを作成するのに最適です。煩雑な言葉選びや構成に悩むことなく、簡単にプロフェッショナルな文章を生成できます。
  2. トーンと敬語の調整が簡単
    ジネスメールは、相手に応じた敬語やトーンが重要です。AIは、フォーマルな文面やカジュアルなトーンにも柔軟に対応し、適切な文章を提案してくれます。
  3. ミスを減らす
    AIは、誤字脱字や不適切な表現のチェックにも役立ちます。安心してメールを送信できるのです。

ステップバイステップ:AIを使ってビジネスメールを作成する方法

それでは、具体的にAIを使ってどのようにビジネスメールを作成するのか、手順を解説します。

ステップ1: メールの目的をAIに伝える

ビジネスメール作成における目的を伝えるステップの解説画像
ビジネスメールの目的を相手に明確に伝えることが成功の鍵。具体例を参考にメールの構成を考えましょう

まず、どんな目的でメールを作成したいのかをAIに伝えましょう。

例えば、「顧客に対する感謝のメールを送りたい」といった形で、メールの目的を具体的に説明します。

これにより、AIがシチュエーションに適した文章を提案しやすくなります。

具体的な指示文例:

「顧客に対してサービス利用のお礼メールを作成してください」

すると以下のように文章のベースを作り上げてくれます。

件名:ご愛顧ありがとうございます

〇〇様

いつもお世話になっております。
この度は、〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。

〇〇様のおかげで、私たちはより良いサービスを提供し続けることができています。

心から感謝申し上げます。今後とも、変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

何かご不明点やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。

引き続き、〇〇様にご満足いただけるサービスを提供できるよう、努力してまいります。

改めて、貴重なお時間とご支援に感謝申し上げます。

このメールのポイントは、感謝の気持ちを明確に伝え、今後の関係を強化するための姿勢を示すことです。

ビジネスメール作成における目的を伝えるステップの解説画像

顧客に対する感謝のメールは、感謝の気持ちを伝えるだけでなく、今後の関係を深める良い機会です。

ステップ2: 具体的な要件や要項をAIに伝える

ビジネスメールの目的を伝える実例のスクリーンショット
「顧客に感謝を伝えるメールを作りたい」といった具体例を基に、メールの目的を設定しよう。

次に、メールに含めたい具体的な要件や要項をAIに伝えます。

例えば、感謝の対象となる具体的なサービスや購入内容などです。

AIに詳細な情報を与えることで、より正確で感情のこもったメールを生成してくれます。

「〇〇サービスの利用に対する感謝を述べ、次回利用時に使えるクーポンについても触れてください」

すると、具体的な感謝の内容と、場合によってはクーポンなどを提示し成約(購買や予約、お問い合わせ)へ繋げることも可能です。

すると以下のように文章のベースを作り上げてくれます。

件名:ご来店ありがとうございます!次回使える特別なご案内

〇〇様

いつも〇〇サロンをご利用いただき、誠にありがとうございます。
先日はお忙しい中、ご来店いただき心より感謝申し上げます。

〇〇様に満足いただける施術を提供できたこと、大変うれしく思っております。今後も、〇〇様の美しさを引き出すお手伝いができるよう、スタッフ一同心を込めて施術させていただきます。

また、日頃のご愛顧に感謝を込めまして、次回のご来店時にご利用いただける特別クーポンをご用意いたしました。以下のクーポンコードを次回の予約時にご利用くださいませ。

クーポンコード:NEXT20
内容:施術料金の20%オフ
有効期限:〇月〇日まで

次回も〇〇サロンでお会いできることを楽しみにしております。ご不明な点やご要望がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

敬具
〇〇サロン(サロン名)
〇〇(あなたの名前)
メールで具体的な内容を伝えるステップの解説画像

適切な文章を作るにはこの「具体的内容」が最も大切です。

ここは人間がしっかりと考えて伝えるようにしましょう。

ステップ3: トーンと言葉遣いを設定する

メールのトーンを調節するステップの解説画像

続いて、メールのトーンや敬語のレベルを設定します。お客様向けの場合は「丁寧な敬語で」と指示し、心のこもった温かい印象を与えるようにしましょう。

ビジネスメールのトーン調節実例のスクリーンショット

ほとんどが「丁寧な敬語」か「フォーマル」を使います。

相手によって使い分けるようにしていきましょう。

具体的な指示文例:

「丁寧な敬語を使って、お客様に感謝の気持ちを伝えるメールを書いてください」

「フォーマルなトーンで、取引先に新しい契約内容を説明するメールを書いてください」

「フランクなトーンで、チームメンバーにプロジェクトの進捗を共有するメールを作成してください」

「カジュアルなトーンで、同僚にミーティングリマインダーのメールを送ってください」

生成した文章を確認・微調整する

最後に、AIが生成したメール文を確認し、必要に応じて具体的な情報(顧客名やサービス名など)を追加します。

AIは80%以上完成した文章を出してくれるので、細かな調整だけで済むのも大きな利点です。

AIが作成するビジネスメールの具体例

AIで生成されるビジネスメールの例をいくつか紹介します。

これらの例は、すぐに使えるテンプレートとしても活用できますので、◯◯の部分を埋めて使うのもありです。

1. 顧客対応メール

件名:お世話になっております(顧客名)

本文:
〇〇株式会社(御社名)の〇〇です。いつもお世話になっております。
この度は〇〇に関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。現在、こちらの件について確認を進めており、〇月〇日までにご連絡させていただきます。

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
〇〇〇〇

2. 取引先への依頼メール

件名:資料送付のお願い(取引先名)

本文:
△△株式会社の〇〇です。いつも大変お世話になっております。

現在進行中のプロジェクトに関し、下記資料をご送付いただけますでしょうか。

- 資料A
- 資料B

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社
〇〇〇〇

成功するためのAIビジネスメール作成の5つのコツ

AIを使って成功するビジネスメールを作るためのコツを5つ紹介します。

これらを意識することで、より効果的なメール作成が可能になります。

  1. 明確な指示を出す
    AIにメールの目的と内容を具体的に伝えることで、適切なメールが生成されやすくなります。
  2. 簡潔かつ要点を抑える
    メールは簡潔でわかりやすいことが大切です。余分な情報を避け、要点だけを伝えましょう。
  3. トーンを相手に合わせる
    相手の立場に合わせたトーンや敬語を使うことで、誤解を防ぎ、より効果的なコミュニケーションが取れます。
  4. AIの提案を必ず確認する
    AIが生成したメールは基本的に正確ですが、最終的には自分で確認し、修正が必要な部分を直すことが大切です。
  5. 送信前に必ず再確認
    誤字脱字や内容にミスがないか、送信前に必ずチェックしましょう。プロフェッショナルな印象を与えるためには欠かせません。

上記3つステップを実践すればこれらのコツは自然と身につく部分ではあります。

しかし、このように言語化することで「より精度の高い」メール文章を作ることができるようになりますので、AIでメールを作るときには参考にしてください。

まとめ

いかがでしたか?

AIを活用すれば、ビジネスメールの作成は驚くほど簡単で効率的に行えることが分かりましたね。


このガイドを参考に、すぐにAIを活用してビジネスメールを作成してみましょう。

最初の一歩を踏み出せば、時間を節約しながら、プロフェッショナルなメールを送れるようになります。

AIを使って、ビジネスメール作成の新しい可能性を広げてみましょう。

目次